Actualizado: octubre 2026
Aviso Legal y Descargo de Responsabilidad
Este Aviso Legal rige el uso del sistema Orbital Prime GovDocs, operado por ColombiaTIC Ingeniería SAS. Al acceder o utilizar el sistema, el usuario acepta íntegramente los términos aquí establecidos.
ADVERTENCIA CRÍTICA: Orbital Prime GovDocs es una herramienta de asistencia tecnológica. Los documentos generados por el sistema son borradores asistidos por IA que REQUIEREN revisión y aprobación humana. Ningún documento tiene validez administrativa hasta que sea revisado, aprobado y firmado digitalmente por el funcionario responsable. La firma digital del funcionario constituye su plena responsabilidad personal sobre el contenido.
1. Naturaleza y Alcance del Sistema
1.1 Qué ES Orbital Prime GovDocs
- Una herramienta tecnológica de asistencia para la gestión de PQRS
- Un motor de análisis jurídico asistido que propone fundamentos normativos
- Un generador de borradores de expedientes para revisión por funcionarios
- Un sistema de trazabilidad y archivo digital de actos administrativos
- Un clasificador automático de solicitudes ciudadanas por dependencia competente
1.2 Qué NO ES Orbital Prime GovDocs
- No es un sistema que toma decisiones administrativas finales
- No es un servicio de asesoría jurídica ni sustituto de abogado
- No es responsable de las decisiones administrativas de la entidad pública
- No garantiza que las citas normativas sean aplicables a cada caso específico
- No reemplaza el criterio jurídico del funcionario competente
- No produce actos administrativos por sí mismo — solo los funcionarios autorizados pueden hacerlo
2. Responsabilidad del Funcionario Público
PRINCIPIO IRRENUNCIABLE: El servidor público que revisa, aprueba y firma digitalmente un documento generado por el sistema asume plena y exclusiva responsabilidad sobre su contenido, conforme a:
Ley 734/2002 Art. 34 — Deberes del servidor público: actuar con diligencia, elegir la solución más favorable al ciudadano, verificar los hechos.
Ley 1437/2011 Art. 9 CPACA — Responsabilidad individual de los servidores públicos en sus actuaciones.
Ley 527/1999 Art. 7 — La firma digital tiene la misma fuerza vinculante que la firma manuscrita.
El funcionario declara, mediante su firma digital, que:
- Ha leído y comprendido íntegramente el documento antes de firmarlo
- Ha verificado la pertinencia de las normas jurídicas citadas
- Ha constatado la exactitud de los hechos y datos del ciudadano
- El documento refleja su criterio profesional como servidor público
- Es consciente de que la firma constituye un acto administrativo vinculante
La invocación de "el sistema lo generó automáticamente" o "no leí lo que firmé" no exime de responsabilidad disciplinaria, fiscal ni penal al servidor público. La automatización es una ayuda, no una excusa. El sistema registra en el ledger inmutable el momento exacto de apertura del documento, tiempo de lectura estimado y firma del funcionario.
3. Limitaciones Conocidas de la IA
En cumplimiento del principio de transparencia en IA (Documento CONPES 3920/2018 y Guía de Uso Ético de IA del Ministerio TIC), declaramos explícitamente las limitaciones del motor de análisis jurídico:
| Limitación | Descripción | Mitigación |
|---|
| Alucinación normativa | La IA puede citar normas que existen pero no aplican, o versiones desactualizadas | Corpus legal verificado + umbral de confianza 0.85 + revisión humana obligatoria |
| Sesgo de entrenamiento | El modelo puede tener sesgos en casos inusuales o de baja frecuencia | Revisión humana obligatoria en todos los casos |
| Contexto incompleto | El análisis se basa solo en la narrativa del ciudadano, sin acceso a expedientes previos | El funcionario complementa con el expediente completo |
| Cambios normativos | Normas derogadas o modificadas pueden persistir en el corpus hasta la siguiente actualización | El corpus se actualiza mensualmente; se marca la vigencia de cada norma |
| Competencia territorial | Puede errar al determinar si el hecho ocurrió dentro o fuera del territorio competente | Campo obligatorio "lugar del hecho" + verificación del funcionario |
4. Exoneración de Responsabilidad de ColombiaTIC
ColombiaTIC Ingeniería SAS no asume responsabilidad por:
- Decisiones administrativas erróneas tomadas por funcionarios basándose en los borradores del sistema sin verificación
- Demandas, tutelas o acciones de nulidad contra la entidad pública por actos administrativos derivados del sistema
- Perjuicios causados al ciudadano por uso inadecuado del sistema por parte de la entidad contratante
- Consecuencias de modificaciones no autorizadas a los documentos generados por el sistema
- Fallas en la toma de decisiones por parte del funcionario que aprueba el documento
- Responsabilidades disciplinarias, fiscales o penales de los servidores públicos
- Incumplimientos de plazos legales por causas ajenas al sistema tecnológico
Responsabilidad que SÍ asumimos: El correcto funcionamiento técnico del sistema, la integridad criptográfica de los documentos, la disponibilidad del servicio conforme al SLA acordado, y la protección de los datos personales de los ciudadanos según la Ley 1581/2012.
5. Indemnidad ante Reclamaciones de Terceros
La entidad pública contratante se obliga a mantener indemne a ColombiaTIC Ingeniería SAS frente a toda reclamación, demanda, acción legal, multa o sanción que sea interpuesta por:
- Ciudadanos afectados por decisiones administrativas de la entidad
- Entes de control (Contraloría, Procuraduría, Personería) por el uso del sistema
- Funcionarios sancionados por actos derivados del uso del sistema
- Cualquier tercero que alegue perjuicios causados por la actividad de la entidad pública
Esta indemnidad aplica siempre que ColombiaTIC haya cumplido con sus obligaciones contractuales de disponibilidad, seguridad e integridad del sistema.
6. Cese y Desistimiento de Reclamaciones Infundadas
Si ColombiaTIC Ingeniería SAS recibe una reclamación, acción legal o amenaza de demanda relacionada con el uso del sistema por parte de un funcionario o entidad que no siguió los protocolos de revisión humana establecidos, nos reservamos el derecho de:
- Presentar el ledger de auditoría inmutable como prueba del comportamiento real del sistema
- Demostrar mediante registros criptográficos que el documento fue aprobado por el funcionario con firma digital válida
- Invocar la responsabilidad exclusiva del servidor público firmante conforme a la Ley 734/2002
- Exigir a la entidad el cumplimiento de la cláusula de indemnidad contractual
- Iniciar acciones legales por uso de mala fe del sistema si se comprueba negligencia dolosa
7. Legislación Aplicable
Ley 1581/2012Ley 1755/2015
Ley 1437/2011 CPACALey 527/1999
Ley 734/2002Ley 1712/2014
Ley 1480/2011Ley 2052/2020
Decreto 1377/2013Decreto 1166/2016
CONPES 3920/2018Guía IA MinTIC 2022
Cualquier controversia derivada del presente aviso legal se someterá a los tribunales de Cali, Valle del Cauca, República de Colombia, salvo que la naturaleza del asunto exija jurisdicción diferente por disposición legal.
8. Contacto Legal
Para notificaciones legales, requerimientos judiciales o consultas sobre este aviso: enterprise@colombiatic.com.co — Asunto: ASUNTO LEGAL - [descripción]
Updated: October 2026
Legal Notice and Liability Disclaimer
This Legal Notice governs the use of the Orbital Prime GovDocs system, operated by ColombiaTIC Ingeniería SAS. By accessing or using the system, the user fully accepts the terms set forth herein.
CRITICAL WARNING: Orbital Prime GovDocs is a technological assistance tool. Documents generated by the system are AI-assisted drafts that REQUIRE human review and approval. No document has administrative validity until it is reviewed, approved, and digitally signed by the responsible official. The official's digital signature constitutes their full personal responsibility for the content.
1. Nature and Scope of the System
1.1 What Orbital Prime GovDocs IS
- A technological assistance tool for PQRS management
- An AI-assisted legal analysis engine that proposes normative grounds
- A generator of case file drafts for review by officials
- A traceability and digital archiving system for administrative acts
- An automatic classifier of citizen requests by competent department
1.2 What Orbital Prime GovDocs is NOT
- Not a system that makes final administrative decisions
- Not a legal advisory service or substitute for legal counsel
- Not responsible for administrative decisions of the public entity
- Does not guarantee that cited regulations are applicable to each specific case
- Does not replace the legal judgment of the competent official
- Does not produce administrative acts on its own — only authorized officials can do so
2. Responsibility of Public Officials
NON-WAIVABLE PRINCIPLE: The public servant who reviews, approves, and digitally signs a document generated by the system assumes full and exclusive responsibility for its content, pursuant to Colombian Law 734/2002 (Disciplinary Code), Law 1437/2011 (CPACA), and Law 527/1999 (Digital Signatures).
By digitally signing, the official declares that they have read and understood the document in full, verified the pertinence of cited regulations, and that the document reflects their professional judgment.
The claim that "the system automatically generated it" or "I did not read what I signed" does NOT exempt from disciplinary, fiscal, or criminal liability the public servant. Automation is an aid, not an excuse. The system's immutable ledger records the exact moment of document opening, estimated reading time, and the official's signature.
3. Known AI Limitations
In compliance with AI transparency principles, we explicitly declare the limitations of the legal analysis engine: potential normative hallucination (citing laws that may not apply), training bias in unusual cases, incomplete context (based only on the citizen's narrative), and potential for outdated regulations in the corpus. All these limitations are mitigated by the mandatory human review protocol.
4. ColombiaTIC's Liability Exclusion
ColombiaTIC Ingeniería SAS assumes no liability for erroneous administrative decisions, claims, tutelas (injunctions), or annulment actions arising from the improper use of the system by officials who failed to follow human review protocols. The contracting public entity agrees to hold ColombiaTIC harmless from all third-party claims arising from the entity's use of the system.
5. Cease and Desist Against Unfounded Claims
If ColombiaTIC receives a legal claim related to system use where an official failed to follow mandatory human review protocols, we reserve the right to: present the immutable audit ledger as evidence, demonstrate via cryptographic records that the document was approved with a valid digital signature, invoke the exclusive responsibility of the signing official under Colombian disciplinary law, and initiate legal action for bad-faith use of the system.
6. Governing Law
This Legal Notice is governed by the laws of the Republic of Colombia. Any dispute shall be submitted to the courts of Cali, Valle del Cauca, Colombia, unless the nature of the matter requires otherwise by law.
7. Contact
For legal notices and inquiries: enterprise@colombiatic.com.co — Subject: LEGAL MATTER - [description]