Actualizado: octubre 2026
Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
El presente documento establece la política de privacidad y el tratamiento de datos personales del sistema Orbital Prime GovDocs, administrado por ColombiaTIC Ingeniería SAS como operador tecnológico, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales o Habeas Data) y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Compromiso de privacidad: Los datos del ciudadano viajan tokenizados hacia el motor de análisis con inteligencia artificial. La cédula, nombre completo y datos de contacto nunca salen del perímetro seguro del sistema. Los expedientes digitales están cifrados con AES-256 y firmados con ECDSA P-256.
1. Responsable y Operador del Tratamiento
| Operador Tecnológico |
|---|
| Razón Social | ColombiaTIC Ingeniería SAS |
| Correo de contacto | enterprise@colombiatic.com.co |
| Ciudad | Cali, Valle del Cauca, Colombia |
| Rol | Operador (Art. 3, Ley 1581/2012) — Procesa datos por cuenta del Responsable |
El Responsable del tratamiento es la entidad pública que contrata el sistema (p.ej., Alcaldía de Santiago de Cali). ColombiaTIC Ingeniería SAS actúa exclusivamente como Operador y no toma decisiones sobre las finalidades del tratamiento.
2. Datos Personales que se Recolectan
El sistema recolecta únicamente los datos estrictamente necesarios para la atención de la solicitud PQRS:
| Dato | Finalidad | Base legal |
|---|
| Nombre completo | Identificación del ciudadano en el expediente | Relación contractual / obligación legal |
| Número de documento (cédula, NIT, etc.) | Verificación de identidad, radicación oficial | Obligación legal (CPACA) |
| Correo electrónico | Notificación del estado del trámite | Consentimiento del titular |
| Número de celular | Contacto para seguimiento | Consentimiento del titular |
| Dirección (solo para notificaciones físicas) | Envío de documentos oficiales cuando aplica | Obligación legal |
| Descripción de los hechos | Análisis jurídico de la solicitud | Obligación legal (CPACA) |
| Dirección IP | Trazabilidad y seguridad del sistema | Interés legítimo |
Nota importante: El sistema aplica tokenización antes de enviar cualquier dato al motor de inteligencia artificial. Los identificadores personales se reemplazan por tokens antes del análisis y se reconstituyen únicamente en el expediente final para el ciudadano.
3. Finalidades del Tratamiento
- Radicar, gestionar y responder solicitudes de Petición, Queja, Reclamo y Sugerencia (PQRS) conforme a la Ley 1755 de 2015.
- Generar el expediente digital con validez administrativa.
- Notificar al ciudadano sobre el estado de su trámite.
- Cumplir con las obligaciones de archivo y gestión documental (Decreto 1166/2016).
- Mejorar el servicio a través del análisis estadístico de datos anonimizados.
- Auditoría e inspección por parte de entes de control autorizados.
Los datos no se utilizarán para fines de mercadeo, publicidad, perfilamiento comercial ni se transferirán a terceros con fines distintos a los anteriores.
4. Protección Técnica de los Datos
- Cifrado en tránsito: TLS 1.3 en todas las comunicaciones.
- Cifrado en reposo: AES-256 en la base de datos (AWS RDS) y en los documentos almacenados (S3 con SSE-KMS).
- Firma digital: ECDSA P-256 sobre AWS KMS para garantizar la integridad de los expedientes.
- Object Lock: Los documentos firmados tienen protección COMPLIANCE con retención de 7 años (no pueden ser eliminados ni alterados).
- Tokenización de PII: Cédula, correo y celular se reemplazan por tokens antes de cualquier análisis con IA.
- Trazabilidad: Cada acción sobre un expediente queda registrada en el ledger de auditoría con timestamp, actor y hash SHA-256.
5. Derechos del Titular (Derechos ARCO)
El titular de los datos tiene los siguientes derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012:
- Acceso: Conocer qué datos personales se tienen sobre usted y cómo se están tratando.
- Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Cancelación/Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad, salvo que exista obligación legal de conservarlos (como los expedientes PQRS que tienen retención de 7 años por norma).
- Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
- Portabilidad: Obtener sus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
- Revocación del consentimiento: Cuando el tratamiento se base en su consentimiento, puede revocarlo en cualquier momento sin efecto retroactivo.
Para ejercer sus derechos, envíe una solicitud escrita a enterprise@colombiatic.com.co indicando: nombre completo, número de documento, derecho que desea ejercer y descripción detallada de la solicitud. La respuesta se dará en un plazo máximo de 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos.
6. Transferencias y Encargados del Tratamiento
Los datos pueden ser compartidos con los siguientes terceros en calidad de Encargados del Tratamiento, bajo las garantías establecidas en el Capítulo III de la Ley 1581/2012:
| Proveedor | Servicio | País | Garantía |
|---|
| Amazon Web Services (AWS) | Infraestructura cloud, almacenamiento, IA | EE.UU. | Cláusulas contractuales estándar, ISO 27001 |
| MongoDB Atlas | Base de datos para corpus legal | EE.UU. | Cláusulas contractuales estándar, SOC 2 |
Los datos no se transfieren a terceros con fines comerciales, de mercadeo o profilamiento.
7. Conservación de los Datos
- Datos del ciudadano en el expediente: 7 años desde la fecha de radicación, conforme al Decreto 1166/2016 y la Tabla de Retención Documental aplicable.
- Logs de auditoría: 7 años (en S3 con Object Lock COMPLIANCE, no pueden ser eliminados antes del plazo).
- Sesiones y tokens temporales: 3 días (en caché Redis, se eliminan automáticamente).
- Datos de visitantes del sitio web: 1 año desde la última interacción.
8. Consentimiento
Al utilizar el formulario de PQRS y marcar la casilla de "Autorizo el tratamiento de mis datos personales bajo la Ley 1581 de 2012", el ciudadano otorga su consentimiento expreso para el tratamiento descrito en esta política. Dicho consentimiento:
- Es libre: No está condicionado a la prestación del servicio (salvo los datos estrictamente necesarios para la atención).
- Es previo: Se obtiene antes del inicio del tratamiento.
- Es específico: Para las finalidades descritas en esta política.
- Es informado: Esta política está disponible públicamente y se enlaza desde el formulario.
- Queda sellado criptográficamente con timestamp, dirección IP y contenido del formulario de autorización.
9. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Las bases de datos de ColombiaTIC Ingeniería SAS que contienen datos personales están registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en el Registro Nacional de Bases de Datos, en cumplimiento del Decreto 1377 de 2013.
10. Cambios a Esta Política
ColombiaTIC Ingeniería SAS se reserva el derecho de actualizar esta política. Los cambios serán publicados en esta misma URL con indicación de la fecha de modificación. El uso continuado del servicio después de la publicación de cambios implica la aceptación de la nueva política.
11. Normativa Aplicable
- Ley 1581 de 2012 — Protección de datos personales
- Decreto 1377 de 2013 — Reglamento Ley 1581
- Ley 1755 de 2015 — Derecho de petición
- Ley 1437 de 2011 (CPACA) — Código de Procedimiento Administrativo
- Ley 1712 de 2014 — Transparencia y acceso a información pública
- Decreto 1166 de 2016 — Gestión documental y archivo
- Resolución 01356 de 2016 (SIC) — Guía de responsabilidad demostrada
12. Contacto y Quejas ante la SIC
Para cualquier consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos:
Si considera que sus derechos no han sido atendidos satisfactoriamente, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales: www.sic.gov.co